Manager vos équipes à distance : Les clés pour garder vos équipes motivées et en pro

Manager vos équipes à distance : Les clés pour garder vos équipes motivées et en proximité :

La crise que nous venons de vivre a révolutionné les habitudes et a poussé beaucoup d’entreprises à adopter de nouveaux comportements. Le management à distance en fait partie.

Force est de constater que les actions pour manager à distance, se sont multipliées et chacun à déployer des ressources extraordinaires pour animer, motiver et manager ses équipes à distance.

Cet article a pour but d’afficher un panorama des problématiques organisationnelles technologiques et humaines liées au management à distance.

La nécessité de manager à distance a été appréhendée de différente façon selon les entreprises.

Il y a celles qui ont rencontré des difficultés à mobiliser les équipes, à mettre en place une stratégie pour que les équipes puissent être manager à distance, à utiliser les outils de communication…et il y celles pour qui l’exercice a été plus facile. Des équipes préparées qui ont su être réactives et qui ont su faire face à ce management en distanciel.

Le management à distance a pris toute sa place mais encore faut-il trouver le juste équilibre pour gagner en efficacité, maintenir les équipes motivées et ne pas tomber dans le contrôle permanent.

Les avantages et les risques du management à distance :

Nous connaissons les enjeux des changements en entreprises. Il y a des équipes qui vont trouver des solutions immédiates, qui vont se mettre en mode réflexion et action, pendant que d’autres vont se heurter à des difficultés pour sortir de leurs zones de confort.

Le management à distance à mobiliser non seulement chaque individu, mais à aussi fait bouger les lignes dans les organisations qui étaient ou paraissaient bien huilées.

On a demandé au manager qui endossait ce nouveau mode de fonctionnement, d’adopter de nouvelles méthodes de travail tout en adoptant un comportement plus d’empathique et bienveillant avec ses équipes.

• Les risques humains sont importants et majeurs. Combien d’entreprises se sont vraiment préoccupées de la santé mentale des collaborateurs ? elles ont pensé à tort que le fait d’être dans leur environnement personnel, les salariés étaient épanouis, presque heureux d’être à la maison, mais il n’en est rien…certaines personnes ont souffert d’isolement, de solitude, voire d’épuisement quand la frontière entre la vie personnelle et professionnelle n’est pas établie.

La détresse psychologique des salariés est encore très élevée, et le taux de Burn out sévère a doublé en un an. Et quand on sait que cet épuisement professionnel concerne 1,5 fois plus les managers, les entreprises doivent être vigilantes et être alertées par les moindres signes manifestés.

• Les risques organisationnels et l’ingérence de la vie professionnelle dans l’environnement personnel n’est pas sans provoquer de dommages. Lorsque, du jour au lendemain on doit se faire un espace de travail à la maison, avec pour certains les enfants à gérer, et pour d’autres le conjoint qui partage le même espace, il y a de quoi devenir fou. La pièce de vie fait office de bureau, de salle de classe, de salle à manger…Et ou est le respect de la vie privée ? nous qui cloisonnons et compartimentons nos vies, qui ne laissons que très peu d’espaces professionnels interagir avec nos vies personnelles, nous avons pendant cette période inviter certes à distance, nos collègues, nos collaborateurs dans notre salon.

Le télétravail est aujourd’hui pratiqué par 4 millions de Français, de quoi s’interroger sur les problématiques liées à l’organisation et au bien-être du salarié au domicile. Il faut inciter les entreprises à adopter une charte de QVT qualité de vie au travail à la maison.

• Les risques techniques n’ont pas toujours été anticipés et peu considérés au tout début du confinement. Car, lorsque les managers ont voulu animer des réunions, ou créer de la cohésion d’équipes en proposant des séances en visio, ça n’a pas été chose simple. Rencontre avec les problèmes de connexion internet, mais oui parce qu’en zone rurale, on ne capte pas aussi bien que dans les grandes agglomérations, par conséquent des collaborateurs se sont vus (sans se voir) coupés du monde de l’entreprise. Et quand l’entreprise oublie que les pares-feux auront une efficacité nulle et qu’ils ne sont pas transmissibles dans l’environnement personnel, les données liés à la confidentialité deviennent problématiques.

Si le management peut se faire en distanciel, s’il est bien préparé, anticipé et accompagné, on ne peut pas en dire autant de tous les postes en entreprise. Pour des raisons de sécurité certaines postes ne peuvent être éligibles au télétravail

Après avoir passé en revue les risques, nous allons faire un petit tour du côté des avantages. Des avantages pour le salarié et pour l’entreprise. Ce rapport gagnant-gagnant.

• Les avantages humains se sont ressentis rapidement sur la qualité de vie avec la réduction des heures passées dans les transports en commun ou sur la route pour se rendre chez les clients, ce qui a amélioré l’efficacité des collaborateurs (moins de stress, de fatigue…) et une meilleure concentration, car les équipes habituées au travail en présentiel, se laissent plus facilement distraire ou influencer par les collègues ce qui peut générer une perte de productivité.
• Les avantages organisationnels sont liés à l’espace des bureaux et un gain de place dans les locaux. Puisque les salariés sont chez eux, le fonctionnement mixte va apporter une autre vision au chef d’entreprise qui pourra revoir sa surface d’exploitation. L’évolution des pratiques managériales et l’opportunité pour aller vers une organisation plus ouverte et plus flexible. La réduction de l’absentéisme et la possibilité d’attirer des talents attachés à leur qualité de vie
• Les avantages techniques avec l’utilisation d’outils de communication par visio qui permettent de garder le lien (physique) avec le collaborateur. La mise en place de tableaux de bord partagés, ce qui permet d’avoir un œil sur les performances et l’engagement des collaborateurs et avoir un suivi pertinent pour les managers.

Des solutions existent et des habitudes à prendre sont nécessaires pour réussir :

Nous avons parcouru en quelques lignes dans cet article, les points de vigilance nécessaire au management à distance. 

Vous savez désormais que mal préparé ou mal accompagné, le management à distance peut avoir des conséquences sur les résultats, la productivité, la santé mentale et psychologique des salariés, raisons pour lesquelles il est nécessaire d’établir une charte spécifique qui reprend l’ensemble des points importants, pour faire adhérer les collaborateurs dans cette nouvelle démarche d’entreprise.

S’assurer que chaque collaborateur qui travaille à distance est doté d’un PC, d’un téléphone, d’une connexion internet pour pouvoir à minima échanger dans de bonnes conditions.

D’autres outils de communication pour animer des réunions tels que Teams, Zoom, Skype ont pris une place importante pour manager ses équipes à distance, là aussi assurez-vous que vos équipes savent les utiliser et si cela n’est pas le cas, pensez à les former pour qu’ils soient sereins lors des premières connexions.

Au-delà des outils de communication, et une fois que vous vous êtes assurés que l’environnement du collaborateur est propice au télétravail et que vous avez pris soin de vérifier qu’il est motivé et qu’il se sent bien, le manager doit alors mettre en place de nouvelles stratégies pour que chaque membre de son équipe reste motivé et impliqué. 

Repenser des outils de suivi et surtout être dans la co-construction pour que les équipes ne se sentent intégrées dans les projets, tout en étant éloignées de leurs collègues.

Il est important que le manager qui doit aussi trouver son équilibre dans cette équation, reçoive les mêmes attentions de la part de son N+1.

La difficulté du N+1 sera de bien connaitre ses équipes pour les faire travailler en synergie. Il devra s’assurer que les comportements de ses collaborateurs soient compatibles pour mener à bien les projets, et mettre en place une stratégie qui fédère et non qui divise.

L’important est de trouver un équilibre managérial entre exigence et bienveillance pour que chaque partie se sentent intégrées et puissent accepter cette nouvelle forme de management comme une opportunité plutôt que comme une menace.